Ile czasu potrzeba na udane wdrożenie?
W zależności od wdrażanych modułów implementacja systemu trwa od kilku do kilkunastu miesięcy. Wdrożenie systemu SAP to skomplikowany proces, w którym należy wykonać wiele kroków, przygotować odpowiedni zespół ludzi oraz zaplecze techniczne i administracyjne.
Dobrze dobrany zakres projektu i sprawny zespół wdrożeniowy to kluczowe elementy sukcesu, decydujące o czasie potrzebnym na wdrożenie.
Pierwszym etapem przed uruchomieniem projektu jest omówienie przedmiotu i zakresu wdrożenia u Klienta, wraz z rozmowami przetargowymi dotyczącymi zamówionego produktu czy usługi.
W kolejnym etapie, po podpisaniu umowy wdrożeniowej, kluczowym elementem jest rozpoczęcie prac koncepcyjnych nad wiążącym dokumentem jakim jest „Koncepcja biznesowa”. Utworzenie takiego dokumentu wymaga zaangażowania strony firmy wdrażającej oraz Klienta w transfer wiedzy biznesowej i możliwości odzwierciedlenia procesów w systemie. Wykonanie takich konsultacji szczegółowo jest kluczem skutecznego i udanego wdrożenia.
Kolejnym krokiem jest realizacja uzgodnionych przez obie strony w dokumencie Koncepcji biznesowej założeń i wykonanie prac konfiguracyjnych w systemie. Na tym etapie są także realizowane prace projektowe rozszerzeń i dostosowań do standardu systemu SAP. Przygotowane rozwiązania są testowane pod względem poprawności technicznej i funkcjonalnej. Jeżeli skonfigurowane i zaprogramowane rozwiązania pomyślnie przejdą weryfikację konsultantów funkcjonalnych, procesy są kierowane do testów kluczowych użytkowników.
Kluczowi użytkownicy po szkoleniach, prezentacjach funkcjonalności i otrzymaniu szczegółowych instrukcji, testują przekazane im rozwiązania. Testy dzielą się na weryfikację działania funkcjonalności, jak również testy integracyjne (przesył danych z/do innych modułów lub systemów zewnętrznych). Po akceptacji przygotowanych rozwiązań zespół wdrożeniowy wspólnie zastanawia się nad migracją danych i sposobem ich transferu do uruchamianego systemu.
Wdrożenie zakończone jest startem produktywnym systemu, czyli rzeczywistą pracą użytkowników na nowym systemie. W fazie rozruchu systemu firma wdrożeniowa gwarantuje wsparcie użytkownikom i szybkie działanie w przypadku pojawienia się ewentualnych błędów w nowym systemie.
Zwykle po wdrożeniu, firma świadcząca usługi udziela kilkumiesięcznej gwarancji na przygotowane rozwiązanie. W tym czasie z reguły przygotowywana jest dokumentacja systemu.
Sukcesem udanego wdrożenia nie jest szybkość implementowanych procesów, ale dokładność i jakość oddawanych rozwiązań dla biznesu. Dlatego tak ważne dla obu stron wydaje się być właściwa komunikacja i fachowe doradztwo.